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個人番号の取り扱いについて

更新日:2017年4月24日

意見

先日、住民票(除票)の交付請求を本庁でしました。

その際、本人確認書類として個人番号カードを提示しましたが、窓口係の方が私に無断でカードケースから個人番号カードを取り出し、裏面の個人番号を交付請求書(ピンク色の指定用紙)に書き写そうとしました。

私は、その時点で窓口係の方に、「佐久市では住民票等の交付請求受付は個人番号利用事務であるのか」を確認しましたが、明確な回答は得られなかったため、個人番号の提供は拒否しました。

それにも関わらず、窓口係の方から「本人確認した記録であるため、個人番号を控える」と言われたため、繰り返し個人番号の提供は拒否し、押し問答になってしまいました。

最終的に、奥の係の方に「(裏面の)個人番号ではなく(表面左下の)製造番号を控える」扱いをしていただき、解決はしました。

これらを踏まえ、以下の質問をします。
なお、私が例規集、特定個人情報保護評価書を確認した限りでは、住民票等の交付請求受付を個人番号利用事務としている事は確認できませんでした。

・佐久市では住民票等の交付請求受付を個人番号利用事務としているのか否か個人番号利用事務でない場合、「個人番号の提供の求め(今回の例ですと、係の方の言動)」「個人番号の収集(同、個人番号を控える行為)」「個人番号の保管(同、佐久市による請求書の保管)」自体が番号法違反の行為になり得るため、窓口係の方々への特定個人情報の取り扱いについて徹底するよう、指導を求めます。

個人番号利用事務である場合、その旨教示いただけると幸いです。

回答

この度は窓口での住民票の写しの請求時の対応につきまして、ご迷惑をおかけしましたことを心よりお詫び申し上げます。

個人番号は、社会保障・税・災害対策の中でも、法律や市の条例で定められた行政手続きのみで使用できるものであり、ご指摘いただきましたとおり、佐久市の条例等において、住民票等の交付事務は番号利用事務として規定されているものではございません。

戸籍や住民票等の交付申請の際に、ご本人確認書類として個人番号カードの提示をいただいた場合は、カード表面の製造番号を控えさせていただいておりますが、今回対応させていただきました職員に確認したところ、控える番号について誤った認識をしていたことがわかりました。

今回のご指摘を教訓といたしまして、本庁はもとより支所・出張所を含め特定個人情報の取扱いにつきまして職員への指導を徹底したところです。

今後このような誤りを繰り返さないよう定期的に指導を行い、適切な事務処理に努めてまいりますので、ご理解を賜りますようお願い申し上げます。

担当:市民課

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