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佐久市住民票の写し等の交付に係る本人通知及び本人告知制度の実施について

更新日:2015年2月2日

佐久市では、住民票の写しや戸籍謄抄本等の不正請求及び不正取得による個人の権利や人権の侵害の抑止及び防止を図ることを目的として、住民票の写し等の交付に係る本人通知制度及び本人告知制度を実施しています。

実施期日

平成26年4月1日

本人通知制度について

本人通知制度は、佐久市に住所のある方の住民票の写しや佐久市に本籍のある方の戸籍謄抄本等を本人の委任状により、代理人に交付した場合に、その交付した事実を本人にお知らせする制度です。

(1)本人通知の要件

委任状による代理人からの請求により、市が住民票の写しや戸籍謄抄本等を代理人に交付した場合に、市から書面により委任者(本人)に通知します。

(2)本人通知の対象者

通知の対象者は、佐久市に住所がある方や住所があった方又は佐久市に本籍がある方や本籍があった方で、住民票の写し等の請求を代理人に委任した方です。

(3)本人通知の内容

通知の内容は、住民票の写し等を交付した年月日、交付した証明書の種類及び交付した通数です。

(4)本人通知後の対応

通知後に、通知の対象者から住民票の写し等の交付に関する相談があった場合は、「佐久市個人情報保護条例」に基づく開示請求手続きの方法などについて説明するとともに、庁内関係部署や関係機関等と連携を図り対応します。

本人告知制度について

本人告知制度は、住民票の写しや戸籍謄抄本等が法令等に基づく第三者に不正取得されたことが明らかになった場合に、不正に取得された事実をお知らせする制度です。

(1)本人告知の要件

弁護士、司法書士、行政書士などの特定事務受任者、権利の行使や義務の履行を行う者、その他国や地方公共団体の機関や職員など、法令に基づく者で、住民票の写しや戸籍謄抄本等を請求した者が、虚偽の請求等により、不正に取得したことが明らかになった場合に、市から書面により対象者に通知します。

(2)本人告知の対象者

告知の対象者は、住民票の写し等を不正に取得された個人が特定できる場合、その本人です。また、世帯全員の住民票の写しや戸籍謄本など個人が特定できない場合は、世帯主又は戸籍の筆頭者等です。

ただし、対象者が死亡又は失踪宣告等により所在が確認できない場合などは、対象となりません。

(3)本人告知の内容等

告知は、まず書面で住民票の写し等の証明書が不正に取得された事実及び交付した年月日、証明書の種類、交付した通数を通知します。

また、面談等により告知した理由や不正取得の事実関係について、市から説明します。

(4)本人告知後の対応

告知の対象者から住民票の写し等の不正取得や人権侵害等に関する相談があった場合は、「佐久市個人情報保護条例」に基づく開示請求手続きの方法などについて説明するとともに、庁内関係部署や関係機関等と連携を図り対応します。

(5)本人告知の経過措置

平成24年4月1日以降、制度実施前日までに行われた不正取得について、その事実が明らかになった場合、本人告知の対象とします。

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